Attivazione delle funzioni in Upgrade | (Funzione facoltativa)

Attivazione delle funzioni in Upgrade | (Funzione facoltativa)

Dopo aver effettuato il primo accesso di registrazione, attivare le funzioni in upgrade (1) (qualora se ne fosse effettuato l’acquisto).

Questa operazione può essere effettuata anche in un secondo momento.

Impostazione iva della propria attività | (Funzione obbligatoria)

Impostazione iva della propria attività (Funzione facoltativa)

A seconda dell’attività di Ristorazione (2) o Hotel (3) , impostare l’iva in uscita del proprio paese al momento dell’utilizzo, per il calcolo dell’iva in uscita e lo scorporo sugli utili.

Questa operazione può essere effettuata anche in un secondo momento.

Personalizza le categorie di interesse | (Funzione obbligatoria)

Impostazione iva della propria attività (Funzione facoltativa)

Personalizza le categorie (esempio fornitori di tutte le macro categorie, nomi dei collaboratori, ente di fornitura energia elettrica, macro tipologia di piatti serviti, antipasti, primi etc.) e rimuovi tutti gli esempi messi per aiutarti a capire il funzionamento, in modo da rimanere con solo le voci inerenti alla tua attività.

Nella schermata ci sono diverse tipologie di categorie:
(4) Personalizzare le categorie delle specifiche costi.
(5) Tutte le categorie inerenti ai fornitori, tipologie di piatti, tipologie di camere.
(6) Le categorie personalizzate inerenti alla divisione dei flussi di costi (i principali gruppi sono stati già inseriti).

Impostazioni dei parametri e flussi di costi | (Funzione obbligatoria se si vogliono certi risultati)

Impostazione iva della propria attività (Funzione facoltativa)

Se si vuole calcolare il costo complessivo di ogni singolo prodotto venduto nella propria attività, è necessario settare il software, per far sì che i flussi di costi siano correttamente suddivisi.

• Nel punto (7) settiamo il passaggio del flusso di costi delle macro spese, esempio spese fisse al netto (tutte le voci appartenenti a quella macro categoria, energia elettrica, affitto, acqua, gas), spese fisse variabili (Chef, Direttore, quindi i costi di staff); per far sì che i costi passano bisogna scrivere 100 e cliccare su aggiorna.
• Nel punto (8) suddividiamo in percentuale i costi sopra elencati per le macro categorie (di cui 4 sono personalizzabili), esempio Antipasti 35% dei flussi di costi fissi. (Il globale dovrà essere sempre 100 che una volta raggiunto si colorerà di verde, se si supera la percentuale diventerà rosso). A sua volta andrà diviso per il numero di piatti venduti giornalmente (esempio Antipasti- Polpo con patate 100 piatti venduti.

Seguire i punti elencati nella schermata, leggere i tool teep presenti e approfondire l’argomento nel tutorial in questione, tasto riportato in basso a destra.

Imposta il tuo Budget aziendale | (Funzione obbligatoria se si vogliono certi risultati)

Impostazione iva della propria attività (Funzione facoltativa)

Con la funzione Budget (9) è possibile calcolare sia per mese che per intero anno il budget per le voci in Uscita, in Entrata, presenze nell’area ristorazione e presenze nell’area hotel; inoltre è possibile creare un budget per i pasti e camere gratis (attiva solo in upgrade con la funzione pasti e camere gratis) (10).

Per avere maggiori approfondimenti sui vari budget approfondire sui singoli tutorial riportati su ogni schermata in questione.

Optando per la Funzione Budget Strutturato (la funzione si attiva selezionando la voce Budget in uscita) (11) è possibile creare un budget più analitico per le uscite, dividendo l’importo del proprio fatturato al netto in percentuale sulle singole macro voci (Spese Fisse, Spese fisse variabili (staff), Spese Food, Spese Beverage, Spese no food, Spese lavanderia sia per ristorante che per hotel e altre spese. E avere già al momento una proiezione di guadagno sull’importo restante.

È possibile creare un budget sia sul singolo mese, valutando casistica per casistica, sia sull’anno complessivo (12).

Per avere maggiori approfondimenti sui vari budget approfondire sui singoli tutorial e tool teep riportati su ogni schermata in questione.

Carica i tuoi prodotti per avere una proiezione di vendita su ogni singolo prodotto | (Funzione obbligatoria se si vogliono certi risultati)

Impostazione iva della propria attività (Funzione facoltativa)

Caricare i singoli piatti, bevande, camere o menù includendo i costi (del food, beverage e no food cost calcolato su Qubì Software) (13) (14).

Tenendo conto delle spiegazioni dello step 4, sarà possibile in questo modo calcolare il (BEP) di ogni singolo piatto, avere una proiezione di vendita e addebitare il guadagno desiderato, e sarà possibile visualizzare nella sezione cerca piatti, dove verranno mostrati tutti i valori necessari per singolo prodotto inserito (15).

Tutte le operazioni restano regolabili e modificabili, in modo da poter riequilibrare i costi per ogni sezione in qualsiasi momento (16).

Per modificare i costi variabili o eliminare un prodotto andare nella sezione inserisci piatti.

Per modificare i flussi in percentuale di costi fissi e delle singole macro categorie, e inserire il numero di piatti venduti, andare nella sezione parametri aziendali già indicato nello step 4 (17) (18).

Una volta impostato i parametri principali è possibile iniziare a calcolare in modo ottimale le entrare e le uscite della propria attività per il raggiungimento del BEP.

Imposta i parametri per calcolare i costi giornalieri della tua azienda | (Funzione obbligatoria se si vuole conoscere il BEP (Punto di pareggio) di ogni singolo giorno della propria attività sulla banchettistica in fatti specie)

Impostazione iva della propria attività (Funzione facoltativa)

Cliccando sul tasto “Imposta categorie costo attività” (19) è possibile calcolare durante l’arco dell’anno contabile il costo giornaliero della propria attività (Iva esclusa) ed è possibile suddividere in percentuale la spesa per pranzo e cena.

Nel punto (20) si dovranno fleggare i flussi di voci delle categorie da far passare:

• Per chi calcola il food e beverage e no food cost separatamente dovrà fleggare le voci (a,b,c) che sono inerenti a costi imputabili a:
  (a) sono spese energia elettrica, affitto, acqua.
  (b) sono spese imputabili al costo personale.
  (c) sono altre spese sostenute.
• Per chi non calcola il food e beverare e no food cost e vuole sapere il complessivo della spesa della propria attività dovrà fleggare tutte le voci.

Nel punto (21) andranno inseriti i giorni a partire dal primo giorno dell’anno contabile (esempio 1° gennaio fino al 31 di gennaio escludendo “gli eventuali” giorni di chiusura, in questo esempio abbiamo calcolato 26 giorni di attività lavorativa, dal primo di febbraio diventeranno 27, e via dicendo giorno per giorno se si vuole avere il reale costo della propria attività giornaliera).

Per avere un costo reale giornaliero il numero progressivo del giorno di attività va aggiornata quotidianamente quando l’attività è attiva.
Per avere l’andamento completo dei costi è preferibile completare un anno solare di attività, oppure separatamente calcolare l’anno precedente.

Questa funzionalità risulta molto utile se nella propria attività si svolgono eventi o numerosi banchetti, infatti dividendo il costo della propria attività per il numero di commensali si avrà il break event point del costo azienda su ogni singolo commensale per la parte costi fissi, unendo il costo del menù calcolato su Qubì software si potrà calcolare l’intero break event point delle spese sostenute per ogni singolo evento a persona.

Imposta i giorni di riposo e i giorni di ferie per l’attività per avere il calcolo completo dei giorni di attività | (Funzione obbligatoria se si vuole conoscere il BEP (Punto di pareggio) di ogni singolo giorno della propria attività sulla banchettistica in fatti specie)

Per impostare i giorni di riposo cliccare su “imposta date di chiusura attività” (22).
Per impostare il giorno libero selezionare il mese (23) cliccare su “conferma/aggiorna” (24) poi selezionare il giorno (25) cliccare su “conferma” (26). Compare il messaggio (27) per sapere se si vuole usare per tutto l’anno oppure no, se si clicca si (28) il giorno scelto viene impostato come giorno di riposo per tutto l’anno.
Cliccare su “Aggiorna totali” (29).

Per impostare le ferie selezionare il mese (30) cliccare su “conferma/aggiorna” (31) poi selezionare i giorni dall’elenco di sinistra in cui si vogliono prendere le vacanze (32) e si aggiungono con la freccia nell’elenco di destra (33). Se si vogliono deselezionare dei giorni basta selezionarli nell’elenco di destra (34) e cliccare sulla freccia (35) per rispostarli nell’elenco di sinistra.
Cliccare su “Aggiorna totali” (36).
Per azzerare tutte le chiusure dell’anno (37). Per creare un nuovo calendario (38).